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小說站 > 歷史軍事 > 形象設計藝術(卡耐基成功全集之四)

正文 第23節 文 / [美]戴爾•卡耐基

    oneening是指只有听者接受說話者的信息而彼此沒有交換信息,或稱為消極傾呼passivelistening。台灣小說網  www.192.tw最典型的例子是學生听老師演講式的課,或觀眾看電視、听眾听廣播。在人際溝通中也有這種情形,某人掌握整個談話,其他人只有做听眾的份,或父母訓誡孩子不準插嘴。

    單向溝通其實不能稱為溝通,應該是單向“不”溝通“最重要的特征是其中幾乎沒有包含反饋feedback。接受者也許有意或無意地會用非語言方式,如點頭、微笑、眼光等來表示傳送者的信息被收到,但沒有口語方式的反應來表示信息是否接收到。

    因為說話者不會被打斷或叉開,所以這種單向方式溝通傳送信息的速度很快。同時這也是听的一種很適當的方法,听別人說出來有時是協助他了解問題的好方法,有些情況下,對方不需要做任何反應,只要你听他說就夠了,如果是這樣的情形,倒不一定需要對“人”說,有時寵物或照片都可以做為代替品。

    但是除了上面的例子以外,單向溝通可說是無效的溝通,最簡單的理由是接收者對傳送的說話內容必有或多或少的誤解。至少有三種誤解,請你一面讀一面想想看自己是否也曾如此。

    第一種誤解是傳送者把話說得很清楚、很正確,而接收者听錯了,例如加14杯水听成加4杯水、12點見面听成2點見面。

    第二種誤解與第一種相反,听者听得很仔細,說話者說錯了。第三種是說話者的內容沒錯,但是不夠具體,模糊不清,听的人就用自己的方式而非以對方的結構來解釋,例如“可以晚點來”,結果听的人晚很久才來;因為“晚點”到底多晚,雙方的解釋不同,因此造成誤解。

    而雙向溝通tnication含語言反饋verbalfeedback,也就是接收者傳送信息回應給傳送者,以核對資料或信息是否真正被收到,在信息互動的過程中,完成了溝通的意義。更詳細地說明溝通的具體內涵,則可以“溝通技巧模式”做一統一性的整理。此溝通技巧模式由三組主要的行為技巧所組成,分別是傾听技巧、氣氛控制技巧與推動技巧,每一組技巧又包含四個個體技巧。

    4溝通技巧模式1傾听技巧傾听能鼓勵他人傾吐他們的狀況與問題,而這種方法能協助他們找出解決問題的方法。傾听技巧是有效影響力的重要關鍵,而它需要相當的耐心與全神貫注。

    傾听技巧由四個個體技巧所組成,分別是鼓勵、詢問、反應與復述。鼓勵目的︰促進對方表達的意願。方法︰rolesrelax,open,leaact,squarly

    跟進請繼續說,然後呢嗯我明白了。增大告訴我更詳細一點。關鍵字注意關鍵字應做適當的回應。

    詢問目的︰以探索方式獲得更多對方的信息資料。

    方法︰開放問句使對方能夠回答較多的內容,因此使我們能更了解對方的情形。

    封閉問句將問題的答案限制在一定的範圍內通常是兩個,例如“是”或“否”,因此所能提供的額外信息即減少。誘導談話深入某一主題,鼓勵繼續表達。反應目的︰告訴對方你在听,同時確定完全了解對方的意思。方法︰反應內容正確地解述談話的內容。栗子網  www.lizi.tw反應情緒正確地了解說話者的情緒,並考慮其非語言行為的信息。反應目的正確地判斷說話者的目的。

    復述目的︰用于討論結束時,確定沒有誤解對方的意思。方法︰重復重點將說話者的陳述重點,以自己的話重述一次。歸納整理將溝通過程以條例式系列方式整理說明。

    2氣氛控制技巧安全而和諧的氣氛,能使對方更願意溝通,如果溝通雙方彼此猜忌、批評或惡意中傷,將使氣氛緊張、沖突,加速彼此心理設防,使溝通中斷或無效。

    氣氛控制技巧由四個個體技巧所組成,分別是聯合、參與、依賴與覺察。聯合目的︰以興趣、價值、需求和目標等來強調雙方所共有的事務,造成和諧的氣氛而達到溝通的效果。方法︰我們感wefeeling意指使用“我們”、“一起”、“聯合陣線”、“共同努力”等字眼,使溝通達到令人滿意的效果。參與目的︰在激發對方的投入態度,創造一種熱忱,使目標更快完成,並為隨後進行的推動創造積極氣氛。

    方法︰真誠用行為表現出來,不擺架子,以真誠的自我對待對方,自動自發的態度,不自我防衛。開放願意分享自己的感覺、經驗,願意表達自己的優點與缺點、高興或悲傷的情緒,使對方感覺到自己的投入。

    信賴目的︰創造安全的情境,提高對方的安全感,而接納對方的感受、態度與價值等。方法︰接納不做人身攻擊,意見表達針對事件而不牽涉到人。願意傾听對方,讓對方盡量表達,容許對方犯錯,表達了解與關愛。

    尊重以對方的權益為先,願意傾听對方的觀點,承認對方的獨特性及自我決定的能力,不予立即性評價或直接指導。

    保密對于對方談話內容予以保密,尤其波及第三者時,于談話結束後,不再傳話給別人。

    覺察目的︰將潛在“爆炸性”或高度沖突狀況予以化解,避免討論演變為負面或破壞性。方法︰串連將相同的意見加以處理並做摘要、比較,厘定下一個討論方向與步驟,以免討論冗長、雜亂且缺乏方向,而影響溝通的意願與興致。

    立即性幫助對方察覺此時此刻的溝通關系和彼此的氣氛,以增加雙方持續討論的可能性。

    3推動技巧推動技巧是用來影響他人的行為,使逐漸符合我們的議題。有效運用推動技巧的關鍵,在于以明白具體的積極態度,讓對方在毫無懷疑的情況下接受你的意見,並覺得受到激勵,想完成工作。

    推動技巧由四個個體技巧所組成,分別是反饋、提議、推論與增強。反饋目的︰讓對方了解你對其行為的感受,這些反饋對人們改變行為或維持適當行為是相當重要的,尤其是提供反饋時,要以清晰具體而非侵犯的態度提出。

    方法︰自我信息以描述方式說明自己對事情的觀感與看法,並說明產生感受的原因,通常的句型是︰“我覺得,因為,我希望”

    自我肯定以堅定溫和的口氣、態度表白自己的意見與立場,尤其當對方侵犯到自己的權利時,能適時、適當地表達出來。

    提議目的︰將自己的意見具體明確地表達出來,讓對方能了解自己的行動方向與目的。

    方法︰具體化表達時涉及人、事、時、地、物皆能清楚地敘述,避免抽象不可度量或操作的字眼。台灣小說網  www.192.tw

    推論目的︰使討論具有進展性,整理談話內容,並以它為基礎,為討論目的延伸而鎖定目標。

    方法︰解釋對于對方隱含的想法,暗示的意見或沒有直接表達出來的感受,能正確地了解並表達出來。目標設定將討論重點置于“藍圖”的規劃中,將雙方的注意力集中于改善後的理想狀態,並將此理想狀態描述出來。

    增強目的︰利用增強對方出現的正向行為符合溝通意圖的行為來影響他人,也就是利用增強來激勵他人做你想要他們做的事。方法︰實質增強以加工資、休假、晉升、旅游、更新辦公設備或其他吸引對方的實質獎賞做為誘因,以達到行為改變的目的。

    口頭增強以切入他人的心理需求和價值情緒上的來影響對方,必須對對方有正確的了解,才能使口頭增強具有真正的價值。

    溝通技巧模式摘要表

    技鼓勵詢問反應復述巧

    目傾促進對方表達的意願界定問題澄清問題確認問題的听

    技r.o.l.e.s

    方巧跟進法增大關鍵字

    開放問句內容

    封閉問句情緒

    誘導談話目的重復重點歸納整理

    技氣聯合參與信賴覺察巧氛

    目控形成同一陣線表達投入的意願產生安全感消除溝通的障礙的制

    方技我們感真誠

    法術wefeeling開放

    技

    接納、尊重、保密串連立即性反饋提議推論增強巧推

    目動確定立場與感受提出觀點與意見鎖定目標激勵他人做你

    的技想要他做的事

    方巧自我信息

    法自我感受

    具體化解釋目標設定實質增強口頭增強

    2.活動1活動目標體會單向與雙向溝通的差異,學習雙向溝通的方式,使溝通更完整有效。

    2活動名稱之一︰非手繪圖。之二︰心事誰人知。

    3進行程序1概念說明與活動說明2活動進行之一︰非手繪圖a.請一位志願者“讀圖”,背對成員,將手中的幾何圖形“讀”出來,成員根據讀圖者所讀的內容畫出圖形,在這過程進行中成員不能發問,也不要彼此傳達非口語的信息,保持單向溝通的狀態,一直到讀圖者讀完為止。

    b.繪圖完畢之後,請成員討論。。有多少人正確完成圖形。能正確完成及發生困難的原因何在。讀圖者有哪些有效的表達有哪些待改進之處。身為一名單向溝通的說話者與傾听者有何感受c.請另一位志願者讀另一張圖,背對成員,將手中的幾何圖形“讀”出來,成員根據讀圖者讀內容畫出圖形,在這過程中成員可以發問,但一次只能一個人問,以雙向溝能方式進行,一直到雙方都覺得已完成為止。

    d.繪圖完畢後,請成員討論。。有多少人正確完成圖形。能正確完成及發生困難的原因何在。讀圖者有哪些有效的表達有哪些待改進之處。與單向溝通比較,體會二者的差異。e.在討論時,訓練員可將過程中所觀察到的互相影響因素提出來,例如︰以評價的、否定的、教導的、指責的方式互動,讀圖員的感受如何而以敘述的、冷靜的、同理的、誠意的方式交流,在感受上又有何不同

    之二︰心事誰人知a.請成員三人一組,分別擔任說話者、傾听者及觀察者。b.請說話者以“在最近發生的、印象最深刻的一件事”為題,加以敘述,傾听者與之交流,觀察者觀察雙方交流過程。c.交流盡量以上述“非手繪圖”的討論結果或“概念說明”中的原則為交流的依據,結束後由觀察員反饋觀察結果。d.三人角色輪流互選。

    e.團體分享。。哪些因素有利或不利于交流。以溝通的四個歷程,檢視交流過程,有何體驗。活動進行中的感受如何

    3活動分享與統整a.對雙向溝通的原則是否清楚b.了解溝通過程的四個部分對溝通有何助益

    c.活動中是否充分運用了溝通的原則與溝通技巧模式的原理是否有困難原因何在

    d.分享“我的溝通歷程檢核”。

    4活動器材1投影片、投影機。

    2幾何圖形二張。

    3海報紙、雙面膠或封箱膠帶。

    5注意事項1在單向溝通與雙向溝通中,對于完成圖表有利及不利的因素,可在討論時書寫于海報紙上,張貼在牆上,做“心事誰人知”時,提醒傾听者盡量采取有利交流的態度來溝通。

    2讀圖員讀圖時與讀圖後,訓練員給予鼓勵,以減少其挫折感。3幾何圖形應事先制成投影片,讀完後便于成員核對圖形,此外,圖形本身不具方向性。

    資料我的溝通歷程檢核我經常處理不好的溝通情境︰在溝通中我的有利因素︰在溝通中我的不利因素︰三、完善心理素質有法則

    條件交換法則近年來,職業教育方面的重要性日趨突出。某一企業教育團體就編制出一套卡通書畫教學的錄像帶,供在職人員進修禮儀和教養之用。以往,禮儀教育應該是由家庭教育嚴格培育出來的,但是,近來欲已日漸衰微。原因或許是因為雙親熱衷于工作,家庭里父母的管理權比較薄弱之故。你經常會遇到負責員工教育的相關人員前來磋商。“老師我們公司目前最迫切需要指導的項目,是女職員的教養與禮儀。是否可以給我一些建議”對于這類的問題,你一定會這麼回答︰“要教育女職員或年輕職員之前,必須先做好一件事,那就是做好中層管理人員的教育”

    中層管理人員的教養或禮儀都過于過松懈,而且做事常打馬虎眼,像這樣的態度,自然就會影響到新手或女職員的在職教育。這類的中層大多憤慨地說︰“最近的年輕人連打聲招呼都不懂”但是,反過來問問他們︰“你有沒有主動向年輕人打過招呼呢”,十有**的人都會答︰“為什麼要前輩主動向晚輩打招呼”,事實上,別人之所以不跟你打招呼,是因為你也不主動與他人打招呼之故。所以,做人必須率先主動與人打招呼,而且不分貴賤。因此,應先教育這些中層管理人員,對待新進的員工采取主動態度。教養與禮儀並不是硬性地灌輸到腦子里,就可以取到效果,而是能自然地、成習慣地表現出來。習慣性的行為,在任何場合里都會自然而然地表現出來。平時與人擦身而過時,應該點頭打招呼。這樣,公司的新手或女職員也會很有精神的回應。因此身為一位領導者,必須徹底做好這種“條件式交換”的教育。而教育的任務,就落在中層管理人員身上。

    內容轉移法則教育屬下是領導者重要的任務之一,而其中如果不能讓年輕人發揮才能,今後整個企業不會有活力。一般地,新進職員都有徒勞無功的舉動。也可以說,經驗老道者與新進職員的差別,就在于工作上的效率上。因此,在處理眾多事物時,是否掌握到要領,是整個關鍵所在。

    領導者必須摸索出一套方法,來教育一個經常白費力氣,凡事都慢吞吞、反應遲鈍的屬下或尚未能獨當一面的人才。而時下的年輕人,在這種“獨斷專行、填鴨式的教育體制”下,不是變得很老成,要不就是很難發揮應有的潛能。日本戰國時代的武將福島正則,他就將如何培育年輕人方面的教誨方式傳給後世。他說︰“第一次上戰場的士兵都會挑選敵人,他們專找容易打敗的敵人。這樣,可以在經驗中吸取教訓,即使日後遇到更強悍的敵人,這些新兵也都有可能將敵人打倒。相反地,一開始就讓新兵面對強敵,他自然就會變得膽小退怯,遇上任何敵人,就跑得不見人影了。”這種現象在心理學上稱為“學習的轉移”。意思是指前項的學習,會帶給後項的學習某種效果。每人都希望這種效果能造成正面的影響,但是由于做法的不同,可能也會造成負面的影響。

    培育屬下最好的方法,就是交給他極富挑戰性的工作。但事實上,身為主管的你,明知如此,到時候卻又交付不了真正適合工作給他。因為你會擔盡,這件工作對他來說,是否會負擔過重,或是他一個人能不能辦得好。所以領導者不但要做自己的事,還要面臨幫助屬下挑選第一次要做的事等等。果真如此的話,相信領導者自己什麼都辦不好了。話雖如此,也不能就丟下屬下管。不妨讓屬下做一些能潛意識地建立起信心的工作。這個辦法,特別是對于缺乏干勁的屬下或新進人員相當有效。

    “斥責”強化法則有人說,現今是不需要責罵的時代。因為現在的年輕人都很精明,他們自己避免挨罵的情形發生。會這麼說的人一定是能察顏觀色,凡事都處理得當的人。這麼一來,上司即使想責罵屬下,卻很難抓住屬下的小辮子。這種情況若是置之不理的話,日子久了,也許會造成許多屬下失去斗志的危險性。

    因此,該責罵屬下的時候就應好好地責罵。不過在此也希望能審核一下你自己的指責方式,責罵別人的有五項基本原則︰1現場主義當場;2具體明確表明為什麼責罵;3不能通過第三者;4一定要說出自己的真心話;5不要有後續動作不要老是舊事重提;而且,責罵別人之前應先稱贊別人,這是不變的規則。被稱為經營之神的松下幸之助,他自己就訂下“兩個稱贊一個指責”的責備方法。即先指出對方好的地方,而其它部分若能加以改正的話則更佳。此外,稱贊與責備的比例最好是七比三。在日常的舉動中,70給予贊揚,而剩下的30若能有效地加以指正的話,屬下必定能坦率地接受。

    為什麼一定要責罵呢並不是說優秀的職員毫無缺點,就不需要指正他。俗話說,過于贊揚就等于扼殺了他的才能,缺乏適當糾正的屬下,同樣也必定會停止成長。當你要指責別人時,必須當場就指責他,但是這種見解卻引起不少的異議。總之,指責方式贊揚方式應著重于是否適時的問題上,而原則上是要當場立

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